Todos sabem que as tecnologias mudaram drasticamente nas últimas décadas e as empresas precisaram se modernizar rapidamente para atender às crescentes expectativas dos consumidores. Organizar o setor de TI é algo chave nesse contexto. Quando seu TI está desorganizado, a utilização dos recursos se torna ineficiente, o retrabalho aumenta e há perdas financeiras e de qualidade.

Com essa questão em mente, há algumas maneiras pelas quais as empresas podem organizar melhor suas áreas de TI, trazendo eficácia e garantindo que seus recursos sejam usados ​​de forma correta. Confira aqui algumas dicas de como proceder!

Qual a importância de ter um setor de TI organizado?

Intuitivamente, quando falamos em organização, pensamos em um ambiente limpo, em que os documentos e objetos estejam corretamente armazenados e classificados, em que seja fácil encontrar o que se precisa rapidamente.

Mas, falando de um setor de TI, apenas isso não basta. É preciso dar atenção também a outros pontos importantes.

Rastreamento de ativos

É preciso identificar e monitorar todos os ativos da empresa. E é bem mais fácil rastrear ativos concretos, como computadores e servidores. Mas o desafio se torna mais complexo quando esses ativos de TI incluem outros elementos de hardware e softwares virtuais.

É vital que as empresas dediquem tempo para implementar um sistema de rastreamento claro para cada ativo de TI que permita monitorar esses itens desde o momento da compra até o final do processo de utilização, seja por venda ou obsolescência.

As companhias precisam incorporar práticas que acompanhem todo o ciclo de vida do gerenciamento do inventário de TI. Isso começa com a contabilização dos ativos de TI atuais e continua com a compra de novos equipamentos para atualizar equipamentos de TI desatualizados ou para substituir máquinas quebradas.

Análise dos gastos

A organização do departamento de TI ajudará a colocar toda a empresa na mesma página para fins orçamentários. À medida que as máquinas se tornam mais avançadas, elas tendem a demandar maiores investimentos.

Com o TI estruturado você melhora o controle dos custos, o planejamento das despesas de manutenção e o cálculo das provisões para substituição das máquinas.

Como organizar o setor de TI?

Agora que você já conhece a relevância de manter a área de TI organizada, deve estar se perguntando como isso é possível. Agora apresentamos algumas práticas que podem ajudar nesse processo.

1. Identifique as necessidades do negócio e alinhe os recursos de TI

Os gestores do negócio precisam examinar seu inventário e descobrir quais ativos eles têm em mãos. Esse é o primeiro passo na organização do departamento. É preciso saber onde eles estão e qual a situação de cada um deles. Nesse diagnóstico, é importante eliminar ou substituir tudo aquilo que não estiver sendo utilizado.

A partir disso, você pode levantar quais são os objetivos do negócio e fazer um alinhamento para que os recursos de TI possam ser utilizados da maneira mais eficaz. Dessa forma, você conseguirá mapear necessidades de novos investimentos, bem como avaliar se o que a empresa gastou em equipamentos, softwares e infraestrutura está trazendo o retorno esperado.

2. Invista na capacitação do time

Para que os recursos se mantenham organizados e sejam bem geridos, é muito importante treinar as pessoas para que a utilização seja correta. E não só os colaboradores da área da TI, mas todos os usuários.

Sua equipe deve atuar como multiplicadora e zelar para que as diretrizes sejam cumpridas. Você pode também avaliar a possibilidade de terceirização para reduzir custos e aumentar o know-how nesse sentido.

3. Destine recursos para inovação

O investimento em TI precisa ser contínuo. As tecnologias mudam muito rapidamente e não dar atenção a isso pode te colocar em posição desfavorável junto aos concorrentes. Então, é muito interessante fazer o dimensionamento correto dos investimentos e trabalhar com provisionamento e contingências para que você tenha recursos financeiros disponíveis para agir sempre que for necessário.

Organizar o setor de TI é uma ação bastante estratégica que traz ótimos resultados para toda empresa. Você melhora sua capacidade de identificação de problemas e pode atuar proativamente fazendo investimentos que te oferecem diferenciais competitivos.

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